Czy pensje pracownika można wrzucić w koszty?

Pensje pracownika można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Wynagrodzenia brutto wypłacone pracownikom, a także składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowane przez pracodawcę, stanowią ustawowo koszty uzyskania przychodu (KUP) dla przedsiębiorstwa [1][2]. W praktyce oznacza to istotny wpływ tych wydatków na podstawę opodatkowania firmy oraz na jej sytuację finansową.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu obejmują wszystkie wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne należą do podstawowych i najczęstszych kosztów tej kategorii [1][2]. Obejmuje to zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, wpłaty na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), a także dobrowolne składki na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) [3].

Proces rozliczania tych kosztów opiera się na dokumentacji płacowej oraz raportach przekazywanych do ZUS [1]. Uzyskane wydatki można zaliczyć w KUP w miesiącu, w którym zostały one faktycznie wypłacone pracownikowi lub przekazane do odpowiednich instytucji.

Elementy składowe kosztów zatrudnienia

Całkowity koszt zatrudnienia to nie tylko wynagrodzenie brutto. Obejmuje także wszystkie obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę, co sprawia, że jest on znacząco wyższy od podstawowej kwoty wynagrodzenia. Składniki te prezentują się następująco [1][2]:

• Wynagrodzenie brutto
• Składka emerytalna (9,76% od wynagrodzenia brutto)
• Składka rentowa (6,50%)
• Składka wypadkowa (1,67%)
• Wpłata na Fundusz Pracy (2,45%)
• Wpłata na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%)
• Wpłata na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – 1,5% (dobrowolnie, w zależności od przystąpienia pracownika)

Łączne zestawienie tych komponentów tworzy rzeczywisty koszt zatrudnienia dla firmy [2].

Aktualne wartości i wpływ zmian na koszty

Od 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto w Polsce wyniesie 4666 zł. Przekłada się to na całkowity koszt zatrudnienia na poziomie około 5691,59 zł miesięcznie, przy uwzględnieniu przystąpienia do PPK [1][3]. Składki finansowane przez pracodawcę przy tej płacy wynoszą łącznie około 955,60 zł, a dodatkowa wpłata na PPK to 69,99 zł miesięcznie [3].

W kosztach tych ujęte są wszystkie elementy wymagane przez prawo, dlatego zatrudnienie pracownika zawsze stanowi koszt obciążający przedsiębiorcę w większym stopniu niż wypłacana pracownikowi kwota brutto [1][2].

Wzrost płacy minimalnej oraz podnoszenie stawek poszczególnych składek społecznych powodują, że koszty te stale rosną i mają coraz większy udział w wydatkach pracodawców [3].

Znaczenie ujęcia pensji pracownika w kosztach firmy

Możliwość zaliczenia pensji pracowników do kosztów podatkowych ma bezpośrednie przełożenie na podatek dochodowy obliczany przez przedsiębiorstwo. Obniżenie podstawy opodatkowania dzięki temu mechanizmowi pozwala firmie zmniejszyć wysokość należnego podatku [1]. Wszystkie wydatki spełniające warunki kosztu uzyskania przychodu – w tym pensje brutto i składki pracodawcy – zgodnie z prawem mogą być wykazywane w rozliczeniach finansowych [2].

Trendy i nowoczesne narzędzia wspierające rozliczenia kosztów

Coraz większe znaczenie w zarządzaniu kosztami zatrudnienia zyskują automatyczne kalkulatory płac oraz cyfrowe narzędzia kadrowo-płacowe [4]. Pozwalają one na szybkie, precyzyjne obliczanie aktualnych kosztów pracowniczych, ułatwiając firmom właściwe ujęcie pensji i składek w kosztach uzyskania przychodu. Automatyzacja tych procesów minimalizuje ryzyko błędów i pozwala lepiej kontrolować budżet kadrowy [4].

Podsumowanie

Pensje pracownika, razem z obowiązkowymi składkami odprowadzanymi przez pracodawcę, można wrzucić do kosztów uzyskania przychodu firmy [1][2]. Stanowią one istotny składnik całkowitego kosztu zatrudnienia, który jest większy od samej pensji brutto i podlega corocznym zmianom związanym z rosnącą płacą minimalną i coraz większą popularnością PPK [3]. Dokładna kalkulacja oraz ewidencja tych wydatków pozwala przedsiębiorstwu efektywnie planować obciążenia podatkowe i zarządzać zobowiązaniami wobec pracowników oraz organów państwowych [4].

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-wiesz-ile-wynosi-calkowity-koszt-zatrudnienia-pracownika
• [2] https://mk.rp.pl/blog/koszt-pracownika-2025-ile-pracodawca-zaplaci-brutto-a-ile-zostanie-netto/
• [3] https://hrappka.pl/blog/minimalne-wynagrodzenie-2025-netto-brutto-koszt-zatrudnienia-pracownika/
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/kalkulator-wynagrodzen