Jak obliczyć wynagrodzenie za czas choroby przykład z praktyki zawodowej

Wstęp

Wynagrodzenie za czas choroby jest jednym z najważniejszych świadczeń zabezpieczających pracownika w okresie niezdolności do pracy. Zasady jego ustalania są ściśle określone przez Kodeks pracy oraz ustawę o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. W niniejszym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak obliczyć wynagrodzenie za czas choroby, przy zachowaniu obowiązujących przepisów, z uwzględnieniem najnowszych wytycznych na rok 2025 oraz praktycznych zależności, o których powinni wiedzieć zarówno pracownicy, jak i pracodawcy.

Podstawowa definicja i zasady wypłaty wynagrodzenia chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe to świadczenie wypłacane przez pracodawcę za pierwszy miesiąc niezdolności do pracy z powodu choroby. Jest ono przysługujące wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który przedłożył stosowne zwolnienie lekarskie potwierdzające chorobę i jest pod opieką lekarza[1][2]. Po upływie pierwszego miesiąca świadczenie wypłacane jest w formie zasiłku chorobowego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a nie przez pracodawcę[1].

Podstawowa definicja zobowiązuje do postępowania zgodnie z procedurą i przestrzegania wymogów formalnych. Odpowiedzialność za wypłatę wynagrodzenia chorobowego występuje po stronie pracodawcy tylko w początkowej fazie zwolnienia lekarskiego. Te regulacje ujednolicają i chronią interesy obu stron stosunku pracy[1].

Zasada i schemat obliczania wynagrodzenia za czas choroby

Główny mechanizm działania opiera się na kilku kluczowych etapach i pojęciach. Podstawę wyliczeń stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy[1][2][5]. Następnie tę kwotę należy pomniejszyć o sumę obowiązujących składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, co razem stanowi 13,71% wartości wynagrodzenia brutto[1][2][5].

Pomniejszoną podstawę dzieli się przez 30 niezależnie od liczby dni w danym miesiącu, ustalając w ten sposób dzienną stawkę chorobową. Otrzymaną wartość mnoży się przez odpowiedni procent wynagrodzenia. Zazwyczaj jest to 80%, choć w szczególnych przypadkach może wynosić 100% (np. wypadek przy pracy lub choroba podczas ciąży)[1][2][5]. Ostateczny wynik przemnaża się przez liczbę dni niezdolności do pracy widniejącą na zwolnieniu lekarskim[5].

Najważniejsze elementy wpływające na wysokość wynagrodzenia chorobowego

Do kluczowych komponentów procesu obliczania należą: wynagrodzenie zasadnicze, ewentualne dodatki, składki na ubezpieczenia społeczne, liczba dni absencji oraz procentowa wysokość świadczenia[1][2][5]. Podstawa wymiaru jest ściśle powiązana z historią wynagrodzeń pracownika z ostatnich miesięcy i podlega obniżeniu o obowiązkowe składki[1].

Uzyskaną dzienną stawkę wynagrodzenia chorobowego zawsze stosuje się w odniesieniu do liczby dni wskazanych w zwolnieniu lekarskim, stosując odpowiedni procent. Jeżeli suma końcowa jest niższa od aktualnie obowiązującej minimalnej podstawy wymiaru, pracodawca musi podnieść kwotę wyrównując ją właśnie do tej wartości[4]. W 2025 roku minimalna podstawa to 4026,29 zł po odjęciu składek od najniższej krajowej 4666 zł brutto[4][6].

Specjalne przypadki i wyjątki w ustalaniu wynagrodzenia chorobowego

Szczególne zasady obowiązują, gdy niezdolność do pracy występuje w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub w przypadku powtarzających się zwolnień z krótkimi przerwami pomiędzy nimi[3]. Specjalne procedury mają na celu przeciwdziałanie nadużyciom i zapewnienie prawidłowego wyliczania podstawy wymiaru. Jeżeli przerwa pomiędzy zwolnieniami nie przekracza 30 dni, pod uwagę należy brać wynagrodzenie z tego samego okresu co poprzednio[3].

Istotne są tutaj także sytuacje związane z minimalnym wynagrodzeniem oraz przepadkiem niektórych składników wynagrodzenia w przypadku braku prawa do ich pobierania. Zasady te pozwalają na precyzyjne ustalenie przysługujących kwot w nietypowych sytuacjach i zapewniają zgodność z przepisami[3].

Podsumowanie procesu wypłaty wynagrodzenia chorobowego

Podsumowując, wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest przez pracodawcę za pierwszy miesiąc absencji. Wylicza się je w pięciu krokach: ustalenie podstawy z ostatnich 12 miesięcy, pomniejszenie o składki społeczne, podzielenie przez 30, przemnożenie przez 80% i przez liczbę dni choroby. Od drugiego miesiąca niezdolności do pracy przechodzi ono w zasiłek chorobowy, zarządzany przez ZUS[1][2][4][5].

Wysokość świadczenia zależy od indywidualnej podstawy wymiaru, długości zwolnienia lekarskiego, procentowej wysokości (najczęściej 80%) i aktualnych przepisów dotyczących płacy minimalnej. Specjalne reguły dotyczą pierwszego miesiąca pracy i powtarzających się zwolnień. Znajomość tych zasad pozwala zarówno pracownikom, jak i pracodawcom na prawidłowe ustalenie wysokości świadczeń i eliminację potencjalnych błędów w rozliczeniach[1][2][3][4][6].

Dane o minimalnej podstawie i aktualnych wskaźnikach na 2025 rok

W 2025 roku minimalna podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 4026,29 zł, co stanowi wartość uzyskaną po potrąceniu składek społecznych od najniższego wynagrodzenia krajowego w wysokości 4666 zł brutto[4][6]. Pracodawca nie może obliczyć wynagrodzenia chorobowego według niższej podstawy niż ta ustalona kwota, dzięki czemu osoby zarabiające płacę minimalną mają gwarancję określonego poziomu świadczenia[4].

Dzienna kwota świadczenia dla pracownika zatrudnionego za płacę minimalną wynosi 134,21 zł. Wysokość ta wzrosła w porównaniu z rokiem poprzednim, zapewniając lepszą ochronę socjalną pracowników o najniższych dochodach. Wysokość wynagrodzenia chorobowego jest uzależniona bezpośrednio od indywidualnej podstawy oraz liczby dni zwolnienia lekarskiego w danym miesiącu[2][6].

Źródła:

• [1] https://mk.rp.pl/blog/jak-obliczyc-wynagrodzenie-chorobowe-pracownika-za-okres-niezdolnosci-do-pracy-w-2025-r/
• [2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-wyliczac-wynagrodzenie-chorobowe
• [3] https://symfonia.pl/blog/kadry-i-place/poradnik-kadrowej/obliczanie-wynagrodzenia-chorobowego-krok-po-kroku-sprawdz-jak-to-zrobic/
• [4] https://www.infor.pl/prawo/nowosci-prawne/6792152,chorobowe-2025-wynagrodzenie-zasilek-minimalna-podstawa-wymiaru-komu-i-kiedy-wyplaca-zus-jakie-formalnosci-sa-wymagane.html
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zwolnienie-lekarskie-a-wysokosc-wynagrodzenia
• [6] https://serwisy.gazetaprawna.pl/zdrowie/artykuly/9690881,wynagrodzenie-chorobowe-w-2025-roku-ile-dostaniesz-na-l4-kwota-za-jeden-dzien-zwolnienia-lekarskiego.html