Najczęściej popełniane błędy prawne przedsiębiorców, które mogą kosztować tysiące złotych

Artykuł sponsorowany

Odpowiedzialność przedsiębiorcy obejmuje setki decyzji – operacyjnych, sprzedażowych i kadrowych. Niestety, w natłoku codziennej pracy sprawy prawne mogą zostać zepchnięte na dalszy plan. Tymczasem błędy prawne w biznesie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Przeświadczenie, że błędy w umowach, braki w regulaminach czy potknięcia w ochronie danych osobowych dotyczą wyłącznie wielkich korporacji, jest jednym z najbardziej kosztownych mitów w biznesie. W praktyce to właśnie małe i średnie firmy najdotkliwiej odczuwają konsekwencje nieświadomych zaniedbań prawnych, które w skrajnych przypadkach potrafią zagrozić płynności finansowej całej firmy. Oto analiza najczęstszych błędów prawnych, w które wpadają polscy przedsiębiorcy, wraz ze wskazówkami, jak ich skutecznie unikać.

1. Kopiowanie szablonów z Internetu oraz pobieranie regulaminów od konkurencji

Jednym z najpowszechniejszych i najbardziej brzemiennych w skutki błędów jest korzystanie z gotowych, darmowych szablonów umów pobranych z przypadkowych stron internetowych lub skopiowanych wprost od konkurencji. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się to oszczędnością czasu i pieniędzy, w rzeczywistości niesie ze sobą ogromne ryzyko prawne przedsiębiorcy. Cudze dokumenty często zawierają niekorzystne zapisy w umowach, nieaktualne klauzule, pojęcia niezgodne z obowiązującymi przepisami lub zapisy sprzeczne z faktycznym modelem biznesowym danej firmy.

Przykład:Brak precyzyjnego opisu zakreślonych prac lub niedookreślenie kryteriów ich odbioru prowadzi do przewlekłych sporów o to, co właściwie wchodziło w zakres usługi. Ponadto brak przemyślanych i prawidłowo sformułowanych kar umownych pozbawia przedsiębiorcę prostego narzędzia do egzekwowania terminowości oraz jakości realizowanego kontraktu.

2. Brak kompleksowego podejścia do ochrony danych osobowych (RODO)

Samo zamieszczenie klauzuli informacyjnej na stronie internetowej nie oznacza, że firma w pełni realizuje wymogi z zakresu ochrony danych osobowych.

Prowadząc działalność, każdy przedsiębiorca korzysta z zewnętrznego wsparcia – na przykład biura rachunkowego, firmy ochroniarskiej, dostawców systemów IT czy agencji marketingowych. W ramach tej współpracy niemal zawsze dochodzi do przekazania danych osobowych klientów lub pracowników. Należy pamiętać o należytym zabezpieczeniu tego procesu od strony prawnej, co obejmuje w szczególności zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. 

Dodatkowo powszechnym problemem jest brak należycie wdrożonych procedur wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych oraz reagowania na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa, co w przypadku wystąpienia incydentu uniemożliwia sprawną reakcję i spełnienie obowiązków informacyjnych wobec organu nadzorczego (UODO).

3. Zaniedbania w zakresie praw autorskich i własności intelektualnej

W dobie gospodarki opartej na wiedzy i technologiach prawa autorskie i wartości niematerialne stanowią często największy kapitał przedsiębiorstwa. Mimo to świadomość prawna dotycząca przenoszenia praw autorskich pozostaje w Polsce na bardzo niskim poziomie.

Typowym błędem prawnym przedsiębiorcy jest założenie, że opłacenie faktury za stworzenie strony internetowej, logo firmy, oprogramowania, tekstu reklamowego czy projektu architektonicznego automatycznie oznacza nabycie praw autorskich majątkowych do tych prac. W polskim prawie autorskim przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania rygorystycznej formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli w umowie z grafikiem, programistą czy agencją marketingową brak jednoznacznych zapisów o przeniesieniu praw autorskich wraz z określeniem pól eksploatacji, firma w świetle prawa posiada jedynie niewyłączną licencję.

Oznacza to, że przedsiębiorca nie może bez zgody twórcy modyfikować logo, rozbudowywać kodu źródłowego swojego serwisu ani odprzedać projektu. W skrajnych przypadkach twórca może zażądać zaniechania korzystania z dzieła i wypłaty zadośćuczynienia, co paraliżuje działania marketingowe i operacyjne firmy.

4. Brak sprawnych procedur windykacyjnych i zabezpieczenia należności

Tolerowanie systematycznych opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów z obawy przed psuciem relacji biznesowych jest jedną z głównych przyczyn utraty płynności finansowej. Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy dłużnik staje się niewypłacalny, skuteczne dochodzenie roszczeń przedsiębiorcy wymaga wdrożenia twardych i przemyślanych mechanizmów prewencyjnych.

Do najważniejszych instrumentów w sporach z kontrahentami, o których zapominają przedsiębiorcy, należą:

• Ustawowe prawo do naliczania odsetek w transakcjach B2B stanowi skuteczną motywację do terminowych spłat.
• Szybkie skierowanie przedsądowego wezwania do zapłaty, a w razie braku reakcji – złożenie pozwu w postępowaniu nakazowym lub upominawczym pozwala na uzyskanie nakazu zapłaty i natychmiastowe zabezpieczenie roszczenia przed ewentualną wyprzedażą majątku przez dłużnika.
• Stosowanie audytowanych umów zawierających precyzyjny opis obowiązków czy zastrzeżenia prawa własności towaru do czasu zapłaty ceny.

Podsumowanie – jak zabezpieczyć firmę przed kosztownymi błędami?

Większość z opisanych błędów prawnych wynika nie z braku dobrej woli przedsiębiorców, ale z pośpiechu, braku wiedzy lub błędnego przekonania o braku realnego zagrożenia. Współczesny rynek wymaga od biznesu profesjonalizacji na każdym etapie. Koszt przeprowadzenia profesjonalnego audytu prawnego w przedsiębiorstwie, wdrożenia właściwych procedur RODO czy przygotowania bezpiecznych umów stanowi zaledwie drobny ułamek kwot, jakie przedsiębiorca musi zapłacić w przypadku pojedynczego sporu sądowego, kontroli Urzędu Skarbowego czy kary nałożonej przez organy nadzorcze.

Inwestycja w rzetelną obsługę prawną przedsiębiorstwa nie powinna być traktowana jako zbędny wydatek, lecz jako kluczowe ubezpieczenie ciągłości biznesu, dlatego przedsiębiorcy, których interesuje obsługa prawna dla firm w Katowicach, mogą korzystać z pomocy zarówno przy przygotowywaniu umów i podejmowaniu istotnych decyzji biznesowych, jak i w przypadku sporów z kontrahentami.

Regularny przegląd dokumentów, edukacja kadry pracowniczej i prewencja prawna pozwalają uniknąć niepotrzebnego stresu oraz zniknięcia z firmowego konta setek tysięcy złotych, które zamiast na rozwój przedsiębiorstwa trafiają na pokrycie kar i odszkodowań.