Jak założyć działalność gospodarczą w Polsce? Rejestracja firmy staje się coraz prostsza i bardziej nowoczesna. Od 2026 roku proces ten będzie przebiegać wyłącznie elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędzie. Omówienie najważniejszych etapów, formalności oraz kluczowych zmian dotyczących zakładania działalności gospodarczej pozwoli lepiej przygotować się do założenia własnej firmy i sprawnie przebrnąć przez wymagane procedury.
Podstawowe zasady zakładania działalności gospodarczej
Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza i najprostsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Do jej założenia wystarczy wypełnienie wniosku CEIDG-1. Rejestracja jest bezpłatna i przeprowadzana natychmiastowo, a od 1 listopada 2026 roku – wyłącznie online. Złożenie wniosku umożliwia zarejestrowanie się jednocześnie w czterech kluczowych instytucjach: CEIDG, GUS, urzędzie skarbowym oraz ZUS. Wszystkie procedury uruchamiają się od daty wskazanej we wniosku CEIDG.
Każdy przedsiębiorca musi określić nazwę firmy, jej adres, kody PKD, formę opodatkowania oraz ustalić datę rozpoczęcia działalności. Rejestracja w CEIDG inicjuje automatyczne nadanie numerów NIP i REGON, zgłoszenie do ZUS oraz objęcie podatkami zgodnie z wybraną formą opodatkowania. Przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z ulg w ZUS, w tym „ulgi na start”.
Pełna cyfryzacja rejestracji działalności od 2026 roku
Wprowadzenie pełnej cyfryzacji oznacza, że od listopada 2026 roku wniosek CEIDG-1 będzie można złożyć wyłącznie poprzez kanały elektroniczne. Możliwość składania wniosków osobiście w urzędzie zostanie wycofana. Najważniejsze platformy, które umożliwią zarejestrowanie firmy, to aplikacja mObywatel, portal biznes.gov.pl oraz bankowość elektroniczna. Do potwierdzenia tożsamości wykorzystany będzie profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Elektronizacja zwiększy bezpieczeństwo i skróci czas potrzebny na założenie działalności. Ujednolicenie rejestrów sprawi, że dane przedsiębiorcy będą natychmiast trafiać do właściwych urzędów. Od listopada 2028 r. cyfrowa obsługa obejmie wszystkie wnioski CEIDG – także te dotyczące zawieszenia oraz zmian w już istniejących firmach.
Działalność nierejestrowana i limity przychodów w 2026 roku
Alternatywą dla rejestrowania firmy pozostaje działalność nierejestrowana. W 2026 roku limit przychodu uprawniający do korzystania z tego rozwiązania wzrośnie do 225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie. Prowadzenie działalności nierejestrowanej pozwala uniknąć zgłaszania firmy do CEIDG i opłacania składek ZUS. Obowiązkiem pozostaje jednak rozliczenie podatku PIT. W momencie przekroczenia dopuszczalnego limitu przychodów działalność musi zostać zarejestrowana w CEIDG i przechodzi pod pełne obowiązki przedsiębiorcy.
Od 1 stycznia 2026 limit uprawniający do zwolnienia z VAT wzrośnie z 200 000 zł do 240 000 zł rocznie. Umożliwia to prowadzenie firmy bez obowiązku rejestracji do VAT pod warunkiem, że osiągany obrót nie przekracza tej kwoty.
Kluczowe etapy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej
Rejestracja firmy odbywa się według jasnego schematu. Pierwszym krokiem jest wybór nazwy firmy, adresu, określenie kodów PKD opisujących profil biznesowy, a także wybór formy opodatkowania spośród: skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu ewidencjonowanego. Ważne jest także wskazanie daty rozpoczęcia działalności – może być ona wcześniejsza lub przyszła względem dnia składania wniosku.
Samo złożenie wniosku CEIDG-1 realizowane jest elektronicznie, z użyciem bezpiecznego narzędzia do potwierdzania tożsamości. Rejestracja w CEIDG powoduje jednoczesne zgłoszenie do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, nadanie numeru NIP przez urząd skarbowy oraz numeru REGON przez GUS. Informacja ta trafia automatycznie także do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku pierwszej firmy możliwe jest skorzystanie z ulg na składki ZUS na okres startowy.
Zmiany w prowadzeniu dokumentacji i fakturowaniu od 2026 roku
Od początku 2026 r. prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) będzie obowiązkowe wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązek ten dotyczy zarówno nowych, jak i istniejących przedsiębiorców. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na cyfrowe zarządzanie dokumentacją podatkową.
Kolejna istotna zmiana dotyczy wystawiania faktur. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lutego 2026 r. obejmie firmy o przychodach powyżej 200 mln zł rocznie, a od kwietnia 2026 r. mikro i małych przedsiębiorców. KSeF pozwoli jeszcze szybciej przesyłać informacje związane z rozliczeniami i usprawni kontakt z administracją podatkową.
Zalety elektronicznego zakładania firmy i znaczenie nowych przepisów
Elektronizacja całego procesu rejestracji firmy przynosi szereg korzyści. Przedsiębiorca nie musi kontaktować się bezpośrednio z urzędami – wystarczy jeden wniosek online. Wszystkie formalności są załatwiane natychmiast, a dane automatycznie pojawiają się w odpowiednich rejestrach. Cyfrowa obsługa zmniejsza ryzyko błędów i pozwala oszczędzić czas. Dostępność usług przez mObywatel czy bankowość elektroniczną powoduje, że działalność gospodarczą można zarejestrować praktycznie z dowolnego miejsca.
Nowe limity przychodów i pełna elektronizacja oznaczają także znaczne uproszczenie obowiązków i większą dostępność dla nowych przedsiębiorców. Rocznie do CEIDG wpływa ponad 2 mln wniosków, a zmiany mają na celu zwiększenie sprawności obsługi każdego wniosku. Synchronizacja danych pomiędzy CEIDG, GUS, urzędem skarbowym oraz ZUS gwarantuje pełne bezpieczeństwo i spójność informacji o przedsiębiorcach.
Podsumowanie: krok po kroku do własnej działalności gospodarczej
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej od listopada 2026 roku wymaga wyłącznie narzędzi elektronicznych. Proces polega na wybraniu nazwy, adresu i kodów PKD, ustaleniu formy opodatkowania, elektronicznym wypełnieniu wniosku CEIDG-1 oraz zatwierdzeniu za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Rejestracja jest natychmiastowa, bez papierowych dokumentów i wizyt w urzędzie. Warto zapamiętać limity przychodów dotyczące VAT oraz działalności nierejestrowanej, a także terminy przejścia na wyłącznie elektroniczne prowadzenie KPiR oraz obowiązek korzystania z KSeF. Nowe przepisy zapewniają każdemu przedsiębiorcy szybki, bezpieczny i uproszczony start w świecie polskiego biznesu.
ObywatelKontraZus-Blog.pl – portal, gdzie skomplikowane przepisy stają się prostymi odpowiedziami. Zespół praktyków z branży finansowej przekłada prawnicze paragrafy na język codzienności.