Jakie są koszty założenia firmy jednoosobowej?

Koszty założenia firmy jednoosobowej w Polsce należą do najniższych w całej Unii Europejskiej – rejestracja działalności gospodarczej jest bezpłatna, jednak z prowadzeniem firmy związane są stałe opłaty i zobowiązania fiskalne. Już od pierwszego miesiąca działalności przedsiębiorca powinien liczyć się z regularnymi wydatkami, które w 2025 roku mogą istotnie się zmieniać. Poniżej przedstawiamy kompletny, rzetelny przegląd kosztów powiązanych z prowadzeniem jednoosobowej firmy w Polsce, zgodny z najnowszymi trendami i prognozami.

Rejestracja firmy jednoosobowej – koszty i formalności

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) odbywa się poprzez złożenie formularza CEIDG-1 online lub w urzędzie gminy. Sam proces rejestracji JDG jest całkowicie bezpłatny – nie pobiera się żadnej opłaty urzędowej ani dodatkowych kosztów za wprowadzenie danych do rejestru. Formalności ograniczają się do wypełnienia wniosku oraz opcjonalnej rejestracji do VAT, co także nie wymaga wniesienia opłaty[1][4][7].

Obowiązkowe składki ZUS a bieżące koszty prowadzenia firmy

Największy udział w miesięcznych kosztach jednoosobowej działalności stanowią składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od 2025 roku należy liczyć się z kilkoma możliwymi wariantami obciążeń w zależności od okresu działalności i przysługujących ulg:

• Ulga na start: przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca nie opłaca składek społecznych ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa), płaci jedynie składkę zdrowotną o wartości minimum 314,96 zł miesięcznie (2025)[1][4][6].
• Preferencyjne składki ZUS: przez następne 24 miesiące po uldze na start można korzystać z obniżonych składek 442,90 zł miesięcznie (2025)[1][4][6].
• Mały ZUS Plus: przez kolejne 36 miesięcy, gdy roczne przychody nie przekraczają 120 000 zł, składki ulegają dalszemu obniżeniu i są skalowane w zależności od przychodu – od 461,66 zł (do 60 tys. zł), przez 769,43 zł (60–300 tys. zł), aż do 1384,97 zł miesięcznie (ponad 300 tys. zł)[4][6][7].
• Pełne składki ZUS: po upływie okresu korzystania z ulg, standardowa składka ZUS wynosi 1646,47 zł (bez chorobowego) lub 1773,96 zł miesięcznie (z chorobowym) – plus obowiązkowa składka zdrowotna w wysokości minimum 314,96 zł lub 431,18 zł (zależnie od formy opodatkowania)[1][2][4][6].

Bieżące koszty prowadzenia firmy z tytułu składek ZUS mogą więc wahać się w bardzo szerokich granicach – od kilkuset do ponad dwóch tysięcy złotych miesięcznie, w zależności od aktualnego etapu działalności, uzyskiwanych przychodów oraz ulgi[1][3].

Podatek dochodowy i forma opodatkowania

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą należy rozliczać przychody według wybranej formy opodatkowania. Wybór ten wpływa również na wysokość składki zdrowotnej:

• Podatek na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – składka zdrowotna wynosi minimum 314,96 zł miesięcznie[2][4].
• Podatek liniowy – składka zdrowotna minimum 431,18 zł[2][4].
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – składka zdrowotna minimum 377,50–421,25 zł (w zależności od poziomu przychodów)[1][2][4].

Koszt podatku dochodowego jest bardzo indywidualny, zależy od wybranej formy opodatkowania i możliwości odliczania kosztów firmowych (np. wydatki na media, sprzęt czy wynajem obniżają podstawę opodatkowania)[2][3][5][8]. Średnie, roczne koszty podatku i ZUS wynoszą od 17 400 zł (skala podatkowa) do 22 969 zł (liniowy) oraz 20 020 zł (ryczałt)[3][6].

Pozostałe koszty związane z prowadzeniem firmy jednoosobowej

Choć same formalności założenia firmy są bezpłatne, realne funkcjonowanie firmy wiąże się z innymi wydatkami, mającymi znaczący wpływ na dochód przedsiębiorcy:

• Księgowość – obsługa zewnętrzna kosztuje od 150 do 300 zł miesięcznie, a w przypadku samodzielnej księgowości lub rozliczeń online od 280 zł wzwyż za obsługę do 10 dokumentów[1][3][5].
• Wyposażenie i sprzęt – rozpoczęcie działalności wymaga zakupu sprzętu biurowego, komputerów itp., co generuje wydatki rzędu minimum 6000 zł[1][3][5].
• Ubezpieczenie OC dla przedsiębiorców – koszt to około 1850 zł rocznie, obowiązkowy dla niektórych zawodów, rekomendowany w praktycznie każdej dziedzinie aktywności gospodarczej[3][5].
• Terminal płatniczy – miesięczna opłata to około 20–150 zł w zależności od operatora i rodzaju urządzenia[1][5].
• Koszty operacyjne – opłaty za media, marketing, wynajem lokalu, usługi telekomunikacyjne są mocno zróżnicowane w zależności od branży, z możliwością ich częściowego odliczania od podatku[1][8].

Podsumowanie rzeczywistych kosztów miesięcznych i rocznych

Całkowite koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku mogą wynosić od około 1450 zł miesięcznie (w przypadku nowych przedsiębiorców korzystających z ulg, minimalnej księgowości, bez zatrudniania pracowników i dużych inwestycji w sprzęt) do około 2205 zł miesięcznie (pełne składki ZUS po wyczerpaniu wszystkich ulg, minimalne koszty prowadzenia biura i pełna obsługa księgowa)[1][2][3][4][5][6]. Sumując wszystkie obowiązkowe płatności, opłaty za sprzęt i obsługę oraz bieżące koszty, roczny koszt funkcjonowania jednoosobowej firmy rzadko schodzi poniżej 20 000 zł, a przeciętnie osiąga 17 400–22 969 zł w zależności od formy opodatkowania i zakresu działalności[3][4][6]. Istotny wpływ na wysokość ponoszonych kosztów mają wybór opodatkowania, wykorzystanie ulg ZUS oraz odliczanie kosztów firmowych od podatku[3][8].

Trendy i zmiany kosztów prowadzenia JDG na 2025 rok

Rosnące składki ZUS (wzrost o 173,64 zł miesięcznie względem 2024 roku) oraz nowe limity Małego ZUS Plus (wprowadzenie progów przychodowych) wpływają na rosnącą popularność ulg dla nowych przedsiębiorców[4][6]. Utrzymywanie niskich kosztów początkowych możliwe jest dzięki korzystaniu z ulg przez pierwsze 5–6 lat prowadzenia biznesu. Jednak długoletnie prowadzenie firmy wymaga przygotowania się na wydatki przekraczające 25 000 zł rocznie, przy uwzględnieniu jedynie podstawowych składników i kosztów księgowych[1][3][4][7]. Systematycznie zmieniająca się legislacja zobowiązuje właścicieli JDG do śledzenia zmian w prawie i kontrolowania aktualnych stawek ZUS oraz podatków[5][6][9].

Podsumowanie – ile kosztuje założenie i prowadzenie firmy jednoosobowej?

Założenie firmy jednoosobowej w Polsce jest bezpłatne, jednak rozpoczęcie i prowadzenie działalności generuje regularne koszty – głównie składki ZUS i zdrowotna, obsługa księgowa, zakup sprzętu oraz ubezpieczenie. Miesięczne koszty mogą wynosić od kilkuset do ponad dwóch tysięcy złotych, a roczne sięgać nawet 25 000 zł, zależnie od przysługujących ulg oraz branży[1][2][3][4]. Przed podjęciem działalności warto każdorazowo analizować dostępne ulgi, formę opodatkowania i własne potrzeby kosztowe, by precyzyjnie oszacować całkowite wydatki wymagane do prowadzenia stabilnego i rentownego biznesu.

Źródła:

• [1] https://flex.orange.pl/blog/dla-firm/jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza-koszty-malej-firmy-156
• [2] https://partner-gospodarczy.pl/koszty-prowadzenia-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
• [3] https://solidnaksiegowa.com/jakie-sa-koszty-prowadzenia-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
• [4] https://dwaplusjeden.com/zakladam-firme/jakie-sa-koszty-dzialalnosci-gospodarczej-w-2025-r/
• [5] https://kik.edu.pl/aktualnosci/ile-kosztuje-prowadzenie-jdg-w-2025-roku/
• [6] https://smeo.pl/blog/aktualnosci/ile-kosztuje-prowadzenie-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
• [7] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza-krok-po-kroku
• [8] https://bizky.ai/blog/koszty-w-firmie-jednoosobowej-2025-co-mozna-odliczyc-i-jak-to-zrobic/
• [9] https://worksmile.com/praca-na-etacie-i-dzialalnosc-gospodarcza-koszty-2025/blog/